RGPD en pratique dans votre cabinet libéral

RGPD en pratique dans votre cabinet libéral

Vous avez reçu, comme beaucoup d’entre nous, de multiples mails concernant le RGPD tout juste entré en vigueur hier.  De nombreux articles déjà présents sur la toile expliquent très bien le principe et les règles à respecter. Je vous propose plutôt de vous résumer ce que vous pouvez mettre en pratique pour être en conformité.

 

Un DPO, obligation ou non du RGPD pour votre cabinet ?

Du “N’ayez pas peur du RGPD” au “Êtes-vous en conformité” en passant par “Pour X€ par mois, prenez un DPO externalisé”, nous sommes sollicités de toutes parts sur le sujet depuis plusieurs mois.

Si vous n’êtes pas un gros cabinet, 

ne tombez pas dans le piège du DPO externalisé !

En effet, de gros moyens sont disponibles pour les grosses structures. Mais pour un cabinet de deux ou trois infirmiers par exemple, qui traite de données de santé – dites données sensibles – il n’est pas facile de faire le nécessaire sans en payer des sommes astronomiques. En un an, nous avons déjà remarqué une multiplication des solutions en e-santé et de fortes évolutions des logiciels médicaux. Nous espérons donc avoir, dans les prochaines années, des solutions enfin adaptées pour des petites structures à qui on impose des règles mais sans donner les moyens abordables pour les appliquer…

Et oui, je vous rappelle que les données de santé (ordonnances, compte-rendu médical, carte tiers payant, etc.) sont des données qu’il convient de partager de manière sécurisée. Vous devez vous assurer que vos éditeurs de logiciel de facturation soient en conformité pour le traitement des données que vous leur confiez. Ce qui implique l’utilisation d’un hébergeur agréé données de santé (HADS ou HDS) pour le stockage de vos données lorsque vous y avez accès à distance.

Le RGPD en pratique

Pour un cabinet de petite taille, voici ce que vous pouvez faire pour gérer la protection de vos données et de celles de vos patients :

Sécuriser les échanges électroniques

  • Utilisez une messagerie médicale sécurisée pour communiquer avec les professionnels de santé (MS-Santé, Apicrypt…). Les URPS et certaines régions mettent à disposition des solutions gratuites pour utiliser ce type de services. Je pense notamment à MonSisra qui est l’outil disponible en Rhône-Alpes.
  • Si vous souhaitez communiquer avec d’autres personnes qui ne sont pas des professionnels de santé, il vous reste la solution de la messagerie classique, mais veillez à ne pas utiliser celles qui sont connues comme n’étant pas le top du top niveau sécurité.
  • Si l’envoi de mail à destination de non-professionnel de santé n’est pas encore possible à travers MSsanté et Apycript, il est conseillé d’utiliser un cryptage du message, avec éventuellement une clé d’authentification ou encore un chiffrement. Plutôt laborieux au quotidien, j’en conviens. Mais vous devez être garant de la sécurité des données que vous envoyez.

Renforcer l’accès aux données.

  • Instaurez des mots de passe pour accéder à votre poste de travail, à votre logiciel métier et à tout autre support à partir duquel vous êtes amené à traiter des données de santé.
  • Modifiez vos mots de passe régulièrement.
  • Mettez à jour votre anti-virus.
  • Archivez vos dossiers dans une armoire fermée à clé.

Veillez au respect des droits de vos patients, le fondement du RGPD.

  • Vos patients ont des droits sur les données que vous récoltez et traitez qui sont renforcés par le RGPD : il s’agit de leur droit d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, à la portabilité et à la limitation de traitement.
  • Vous devez dans un premier temps les informer de ces droits par voie d’affichage dans la salle d’attente de votre cabinet par exemple. La CNIL indique que vous n’avez pas besoin de recueillir le consentement de vos patients pour le traitement de leurs données car celles-ci sont nécessaires à leur prise en charge et la mise en oeuvre de votre activité.

Tenir un registre des traitements des données, la base du RGPD.

Vous l’aurez compris, le tout est de sécuriser un maximum les données de vos patients.

Certaines sociétés n’hésitent pas à vous faire peur en vous informant des grosses sanctions en cas de non-respect du RGPD et par la suite, vous proposant leurs services : que cela soit une documentation à acheter ou un simple échange, la CNIL recommande de se renseigner d’abord au sujet de la société qui vous a contacté avant toute souscription. En cas de doute, n’hésitez pas à les appeler au 01.53.73.22.22.

Le RGPD chez WeBill

Chez WeBill Santé, en tant que prestataire de services, nous avons mis en place le nécessaire pour respecter le droit de vos patients. Après formations sur le sujet et renseignements pris auprès du juriste santé de la CNIL, nous pouvons vous assurer qu’en tant qu’infirmier libéral, kinésithérapeute ou médecin – exerçant à titre individuel – vous n’avez pas l’obligation de désigner un DPO externalisé – sauf si vous êtes un cabinet de 60 praticiens 😉 . 

En effet, il est bien notifié qu’il faut être dans le cas de traitement de données de santé à grande échelle. Le Règlement indique qu’il s’agit des traitements « qui visent à traiter un volume considérable de données à caractère personnel au niveau régional, national ou supranational, qui peuvent affecter un nombre important de personnes concernées » (paragraphe 91 du préambule).

Évidemment, si vous souhaitez en désigner un tout de même, rien ne vous en empêche, mais pour les autres, ne vous faites pas avoir en payant pour avoir un DPO alors que vous n’y êtes pas contraint.

Une permanence téléphonique est disponible avec le juriste santé de la CNIL les lundis matin et jeudis après-midi. Alors n’hésitez pas à l’appeler si une question subsisterait ! (Tél : 01.53.73.22.22 choix 1 – puis choix 3).

En savoir plus sur le RGPD

Voici quelques liens qui vous seront utiles pour comprendre le RGPD et en connaître les grandes lignes :

GUIDE PRATIQUE DE SENSIBILISATION AU RGPD POUR LES PETITES ET MOYENNES ENTREPRISES

Fiche CNIL : Cabinets médicaux et paramédicaux à titre libéral : que faire ?

https://www.cnil.fr/fr/video-le-youtubeur-cookie-connecte-repond-vos-questions-sur-larrivee-du-rgpd
https://www.cnil.fr/fr/traitement-de-donnees-de-sante-comment-informer-les-personnes-concernees

L’installation en tant qu’infirmier libéral

L’installation en tant qu’infirmier libéral

Pour de multiples et diverses raisons, la question de s’installer en tant qu’infirmier libéral est régulièrement posée aujourd’hui. Sans s’éterniser sur ces motivations, j’ai souvent remarqué que les démarches administratives liées à cette installation n’étaient pas bien claires pour la majorité (que ce soit pour exercer en tant que remplaçant ou même titulaire).

Nous allons donc passer en revue les étapes à suivre pour devenir Idel. Je rentrerai plus dans le détail de chaque partie dans un prochain article.

Je souhaite devenir infirmier(e) libéral(e), je deviens chef d’entreprise !

Tout d’abord, n’oubliez pas que lorsque vous devenez libéral, c’est que vous devenez indépendant, et donc créateur d’entreprise.

Il existe plusieurs aides à la création d’entreprise en fonction de votre statut. Si vous étiez salarié et que vous avez mis fin à votre contrat de travail, inscrivez-vous au Pôle Emploi ! Grâce à cette inscription, vous aurez droit au maintien de vos allocations de retour à l’emploi (ARE) ou au versement sous forme de capital (ARCE). Aide financière non négligeable lorsque l’on change d’activité.

Votre inscription au Pôle Emploi vous ouvrira aussi le droit à l’ACCRE qui est une exonération partielle des cotisations sociales sur les 3 premières années d’exercice.

Pour une création de cabinet, prenez le temps de faire une étude de marché. Des structures d’aide à la création existent, profitez-en pour bien préparer votre installation et ne pas y aller à l’aveuglette !

Le conseil que j’entends souvent et qui est vraiment à prendre en compte, ce serait : “faites des remplacements” !! C’est un autre rythme, une autre vision de la profession, des avantages différents et d’autres inconvénients aussi. C’est en pratiquant qu’on réalise si l’exercice libéral nous convient ou non.

 

Des conditions requises…

Passer du statut d’IDE à IDEL nécessite de respecter certaines conditions car il s’agit d’une profession réglementée :

  • Vous possédez un diplôme d’État infirmier obtenu en France, en Suisse ou dans un État membre de l’Union européenne.
  • Vous justifiez dans les 6 années précédant votre demande d’installation, de la réalisation d’une expérience professionnelle de :
    • 24 mois (soit 3 200 heures) acquis en équipe de soins généraux au sein d’un service organisé (établissement de soins, groupement de coopération sanitaire…), sous la responsabilité d’un médecin ou d’un infirmier cadre, où vous avez été amené à dispenser des soins infirmiers effectifs à une population dont l’état de santé nécessite des interventions infirmières diversifiées ;
    • ou 24 mois en qualité de remplaçant d’un infirmier libéral conventionné sous contrat de remplacement (en plus des 18 mois ou 2 400 heures acquis en équipe de soins généraux dans les 6 ans précédant la demande de remplacement).
  • Si vous n’avez pas exercé dans les 6 dernières années, il vous faudra justifier de 36 mois d’activité professionnelle.

Vous avez bien lu, faire des remplacements demande moins d’expériences dans le métier que pour une installation.

Reste ensuite à déterminer le lieu d’installation. Pour ce choix, il faut savoir que le territoire a été découpé en zone. La vigilance porte sur les zones “sur-dotées” et celles dites “sous-dotées”. Dans la première, l’installation ne pourra se faire que s’il y a cessation d’activité d’une infirmière libérale déjà installée. À l’inverse, une installation en zone sous-dotée sera facilitée et vous pourrez même bénéficier de conditions avantageuses pour vous encourager à y travailler.

Je vous invite à vous rapprocher de la caisse d’assurance maladie dont relève le lieu convoité pour en connaître les modalités.

Les démarches pour être infirmier(e) libéral(e) :

Une fois que vous aurez confirmé avoir les conditions nécessaires, et déterminé le lieu d’exercice souhaité, il faudra prendre contact avec divers organismes :

  • Faire enregistrer votre diplôme à l’Agence Régionale de la Santé (ARS) qui vous attribuera un numéro ADELI (+ remplir le cerfa 10906*06)
  • Prendre RDV avec le service Relations avec les Professionnels de Santé de la CPAM dont relève le lieu d’exercice choisi ou lieu de domicile en cas de remplacements,
  • Constituer votre dossier avec les justificatifs demandés sur ce lien,
  • Préparer tous vos bulletins de salaire, les attestations de travail, etc pour que la CPAM puisse calculer vos cumuls d’heures.
  • S’inscrire à l’ordre infirmier. (Pour les remplaçants : c’est désormais auprès de ce dernier que vous obtiendrez votre autorisation de remplacement.),
  • Déclarer votre début d’activité libérale au Centre de Formalités des Entreprises (CFE) dans les 8 premiers jours d’exercice, avec demande d’ACCRE à faire au plus tard dans les 45 jours suivant la date de création.
  • Souscrire à une Responsabilité Civile et Professionnelle (RCP),
  • Vous faire connaître auprès de la CARPIMKO qui devient votre caisse de retraite obligatoire (En principe, cela se fait lors de la déclaration d’activité auprès du CFE, mais par précaution, mieux vaut se manifester par vos propres soins).
  • Il est recommandé d’adhérer à une Association de Gestion Agréé (AGA) qui vous permettra d’éviter la majoration de 25% de votre bénéfice imposable.

N.B. pour l’inscription en tant que remplaçant à la CPAM : les conditions d’installation doivent être étudiées avant le 1er jour de remplacement, un second rendez vous est à prévoir quand le 31ème jour effectif est atteint. Bien préciser lors de cet entretien le 1er et le 31ème jour de remplacement.

Dans le Rhône, vous pouvez contacter le service Relations avec les Professionnels de Santé et/ou prendre rendez-vous avec eux au 0 811 709 069. 

Pour l’ARS Auvergne Rhône-Alpes: permanence téléphonique au 04.72.34.74.11 uniquement les mardi, mercredi et jeudi matin de 8h30 à 12h30. Accueil du public uniquement sur rendez-vous. Mail : ars-ara-dos-formation-paramed@ars.sante.fr

Être IDEL en pratique, c’est quoi ?

C’est être indépendant : vous devenez votre propre patron, vous encaissez un chiffre d’affaires, en assumez les charges (loyer du cabinet, impôts et taxes professionnels, cotisations sociales, etc.)… et donc pas de congés payés… Adieu le salariat !

C’est être multi-casquettes : entrepreneur, secrétaire, gestionnaire, relation “clientèle”, commercial… et aussi faire le choix de déléguer à un prestataire lorsque nécessaire.

Mais c’est aussi être libre de travailler comme on le souhaite, de choisir son rythme et la répartition de son travail.

Cependant, il est important de savoir que le code de Santé Publique prévoit une obligation de continuité de soins par les IDELS. Ce qui peut devenir contraignant lorsque l’on ouvre seul son cabinet…

Il y a des avantages comme des inconvénients. Avant de ne voir que les points négatifs, recentrez-vous sur vos principales motivations, celles qui vous ont poussé à franchir le cap !

Restez connectés : nous parlerons plus précisément des différents statuts juridiques, des cotisations sociales liées à l’exercice conventionné… Et bien évidemment, si vous souhaitez avoir des réponses plus détaillées à vos questions, n’hésitez pas à me contacter !

Ces formalités administratives passées, vous pourrez vous consacrer à votre cœur de métier : le soin !

Il ne me reste plus qu’à vous souhaiter bonne chance dans cette nouvelle aventure !

Photo by Ravi Roshan

  

Les étapes de l'installation libérale par le Portail d'accompagnement des professionnels de santé Auvergne Rhône-Alpes

Edit du 18.01.2019 :

Je découvre ce site qui est mis à disposition des professionnels de santé pour les accompagner dans leur installation et leur exercice libéraux.

N’hésitez pas à le consulter également.

Vous avez dit « WeBill » ? Découvrez qui se cache derrière votre facturière

Vous avez dit « WeBill » ? Découvrez qui se cache derrière votre facturière

Dur dur d’écrire son premier article de blog… Mais quand on est animé par l’envie de partager l’aventure WeBill et tout ce qui nous a donné la motivation d’entreprendre, cela devient soudainement plus facile. Facturière, secrétaire, assistante, tous ces termes résument bien l’activité WeBill.

Sur ce blog, vous découvrirez un peu plus de moi, un peu plus de ce qui fait le concept WeBill, des sujets d’actualité et des trucs et astuces pour la gestion de votre cabinet.

Vous n’aimez pas l’administratif ? C’est votre bête noire ?! Pour moi, c’est le contraire : J’ADORE CELA !!!

Le parcours de votre facturière

Et oui, rappelez-vous, je suis comptable de formation. Mon expérience et mes compétences, je les ai acquises pendant ma vie de salariée à découvrir et apprendre toutes les techniques pour classer, organiser ou encore gérer une entreprise. Aujourd’hui, j’estime en connaître suffisamment sur le sujet pour pouvoir transmettre à d’autres personnes ce petit savoir ! Peut-être aussi vous donner l’envie de vous occuper de votre paperasse.. (Quel objectif de rêve !!)

Facturière ? un véritable projet de vie !

Ce qui m’a amené à entreprendre et créer ma propre activité, il faut le dire et se l’avouer, ce sont mes proches. Tout d’abord, mes parents, artistes peintres, grâce à qui j’ai appris à pratiquer la gestion, la comptabilité. Puis plus récemment, Chéri-Chéri qui est passé de l’autre côté de la barrière en devenant infirmier libéral. Alors, oui, vous l’aurez deviné, j’ai toujours eu cette âme d’entrepreneuse et c’est grâce à ma famille qu’aujourd’hui, j’ai enfin trouvé ma voie… et que WeBill est né. Mais quoi, qu’est-ce, me direz-vous ? Et bien, WeBill, c’est mon troisième bébé (et oui, j’ai déjà deux petites merveilles dont j’adore m’occuper !) : ma petite entreprise qui a vu le jour cette année après plusieurs mois de réflexion.

Je terminerai ce petit billet sur une dernière chose : adopter WeBill, c’est adopter mon état d’esprit. J’aime ce que je fais et j’aime apporter mon aide dans mes domaines de compétences. Alors, sachez une chose : ma très chère amie Yolande m’a toujours dit de ne pas dire « je ne sais pas » mais plutôt répondre « je me renseignerai ». Alors, si un jour, je n’ai pas la réponse de suite, je prendrais le temps de la trouver et de vous la donner, soyez-en sûrs !

Je vous souhaite donc la bienvenue sur mon blog ! Que vous cherchiez une facturière, ou juste vous tenir au courant de l’actualité, vous êtes au bon endroit.

Contactez-moi, commentez mes articles, envoyez-moi un mp sur facebook… Je me ferai un plaisir de vous répondre car ce que j’aime avant tout, ce sont les contacts humains !! Alors, n’hésitez plus et laissez votre trace sur le blog de votre facturière !

Palyvone SUNDARA, votre facturière pour infirmières libérales chez We Bill Santé